نظام‌نامه مرکز اسناد و موزه دانشگاه شهید بهشتی

ماده ۱. مقدمه

مرکز اسناد و موزه دانشگاه شهید بهشتی، که در این متن به اختصار «مامد» نامیده می‌شود، به‌منظور فراهم‌آوری، حفظ و نگهداری میراث ملموس و ناملموس حوزه‌های علمی و رشته‌های دانشگاهی تاسیس شده است.

چشم‌انداز مامد معرفی و حفظ جامع و شایسته تاریخ و پیشینه علمی و فرهنگی دانشگاه شهید بهشتی و جایگاه ملی آن در بخشی از تاریخ و میراث علمی ایران و دستاوردهای رشته‌های علمی آن در دوره‌های مختلف تاریخی است، تا بتواند به شکل‌ روزآمد با نگهداری مدارک دانشی هر رشته دانشگاهی در ارتقای آموزش و پژوهش دانشگاه و تقویت ارتباط آن با جامعه موثر باشد. محل استقرار مامد براساس الگوی سایت - موزه در پردیس‌های دانشگاه شهید بهشتی خواهد بود. نظام‌نامه مامد با پیروی از ساختار مصوب دانشگاه مورخ 1395 و با عنایت به نسخه ویرایش‌شده این ساختار به‌تاریخ 1399 تنظیم شده و در چهارچوب مذکور تابعی از مدیریت کتابخانه مرکزی، مرکز اسناد و موزه، و زیرمجموعه معاونت پژوهشی و فنّاوری دانشگاه درنظر گرفته شده است.

  ماده 2. تعاریف

2.1. دانشگاه: مجموعه دانشگاهی شهید بهشتی شامل پردیس مرکزی و دیگر پردیس‌های آن در تهران و دیگر نقاط کشور، که در این نظام‌نامه «دانشگاه» نامیده می‌شود.

2.2. مرکز اسناد دانشگاهی: واحد سازمانی وابسته به کتابخانه دانشگاه است که اسناد علمی و اسناد تاریخی مربوط به میراث دانشگاهی را شناسایی و گردآوری می‌کند و امکان بهره‌برداری از آن‌ها را برای آموزش و پژوهش فراهم می‌سازد.

2.3. موزه: واحد سازمانی وابسته به کتابخانه دانشگاه است که فضای نگهداری و نمایش میراث دانشگاهی را فراهم می‌کند.

2.4. آثار و اشیا علمی: اسناد، مدارک، عکس، فیلم، منابع دیداری و شنیداری، ابزار، اشیا، وسایل، دستگاه‌ها، نقشه‌ها، طرح‌ها، بناها و همه آثار موزه‌ای مرتبط با تاریخ و هویت علمی و تاریخی دانشگاه و دانشگاهیان.

2.5. سایت - موزه: مجموعه‌ای از نمادها و یادمان‌ها که در مکان‌ها و فضاهای جمعی گوناگون و جدا از هم اما معنادار طراحی می‌شود و به شکل شبکه‌ای، از هویت و تاریخ دانشگاه ادراک موزه‌ای را شکل می‌دهد.

2.6. مدارک حوزه‌های علمی: اسناد، آثار و اشیا که با موضوع و تاریخِ هر رشته دانشگاهی مرتبط است و با مشارکت کنشگران علمی آن شامل استادان و دانشجویان باقی مانده است. این حوزه های دانشی، در کنار یکدیگر دانشکده‌ها و واحدهای علمی و سازمانی نهاد دانشگاه را شکل می‌دهد.

ماده 3. اهداف مامد

3.1. گردآوری، حفاظت و سازمان‌دهی مدارک و تدوین تاریخ جامع دانشگاه، مفاخر و شخصیت‌های حقیقی و حقوقی آن.

3.2. توسعه «موزه‌های تخصصی» مرتبط با هر رشته دانشگاهی و «موزه های موضوع محور» در سطح دانشگاه.

3.3. پشتیبانی از پژوهش و آموزش حولِ محورِ تاریخ و میراث علمی رشته‌های دانشگاهی.

3.4. توسعه خدمات و مطالعات تخصصی در حوزه آرشیو، مرکز اسناد و موزه‌های دانشگاهی.

3.5. فراهم‌آوری زمینه‌های حمایت از گردآوری، نگهداری، حفاظت و نمایش مجموعه‌های علمی.

3.6. ایجاد بستر حقوقی و سازمانی و امکانات لازم برای حفظ و نگهداری مدارک و اشیا ارزشمند دانشگاه.

3.7. ارتقای آگاهی جامعه با اتکا به میراث علمی دانشگاه در سطح فراملی و کشوری و محیط شهری پیرامون دانشگاه.

3.8. ورود به شبکه موزه‌های ملی ایران و موزه‌های جهانی دانشگاهی به‌منظور همکاری‌های بین‌المللی.

ماده 4. مرجع اقدامات و آیین‌نامه‌ها

در صورت سکوت مقررات در این نظام‌نامه، مبنای تعریف فعالیت‌ها و آیین‌نامه‌های مامد، به موازات نهادهای فرادستی دانشگاه، شورای موزه‌های دانشگاهی وزارت عتف، قوانین و آیین‌نامه‌های مرتبط در کمیته ملی موزه‌های ایران، سازمان اسناد و کتابخانه ملی، اداره کل موزه‌ها و اموال تاریخی و فرهنگی وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی است.

ماده 5. شیوه عملکرد

5.1. شیوه عملکرد مامد به‌صورت نیمه‌متمرکز و شبکه‌ای براساس الگوی سایت - موزه در فضای پردیس دانشگاه است.

5.2. آیین‌نامه‌ها و شیوه‌نامه‌های مربوط به نحوه اداره واحدها در الگوی سایت - موزه در شورای مامد به تصویب می‌رسد.

5.3. تغییرات کالبدی و سازمانی منجر به جابه‌جایی و بایگانی اسناد سازمانی، مدارک دانشی، اشیاء، اموال و بناهای دانشگاه، برای بررسی ارزش تاریخی و جایگاه و نقش و تاثیر حقوقی و حقیقی آن، به‌عنوان میراث ملموس و ناملموس تاریخ دانشگاه، با اعلام نظر کارشناسی مامد صورت می‌گیرد.

ماده 6. وظایف و اختیارات

6.1. شناسایی، بررسی، گردآوری، مرمت، حفاظت، نگهداری، نمایش و اشاعه موارد ذکرشده در بندهای چهار و شش ماده 2 این نظام‌نامه.

6.2. تهیه و پیشنهاد دستورالعمل‌های لازم برای مدیریت حوزه‌های مختلف مامد.

6.3. ایجاد و گسترش بانک‌های اطلاعاتی.

6.4. شناسایی، حمایت و معرفی پژوهش‌ها، پژوهشگران و واحدهای پژوهشی در راستای تحقق بند 6.1 درخصوص میراث دانشی و اسناد تاریخی مرتبط با دانشگاه.

6.5. برقراری ارتباط موثر و همکاری با موزه‌ها و موسسه‌های آموزش عالی داخل و خارج کشور.

6.6. برگزاری همایش‌ها، سمینارها، جلسه‌های بحث و گفت‌وگو و نمایشگاه‌های تخصصی.

6.7. برنامه‌ریزی سازمانی به‌منظور بازدید هیئت‌های داخلی و خارجی از موزه و مرکز اسناد دانشگاه.

6.8. فعالیت موثر در شورای بین‌المللی موزه‌ها، سازمان جهانی موزه‌ها (ICOM) و موزه‌های دانشگاهی (UMAK) و دیگر نهادهای بین‌المللی مربوط.

6.9. برقراری ارتباط و مبادله اطلاعات علمی و فنی و ایجاد هماهنگی با وزارتخانه‌های مرتبط و موسسه‌های آموزشی و پژوهشی و موزه‌های مرتبط با تاریخ دانشگاه به‌منظور تحقق اهداف موزه.

6.10. ایجاد موزه مجازی دانشگاه.

6.11. دریافت مجوزهای لازم از اداره کل موزه‌های وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی.

6.12. ارائه مشاوره علمی در زمینه‌های تاریخ شفاهی، موزه‌داری، مرمت، سندپژوهی و گردشگری علمی به واحدهای داخلی دانشگاه و دیگر نهادها.

6.13. نظارت بر تاسیس و تداوم موزه‌های تخصصی، رشته‌ای و دانشکده‌ای در دانشگاه.

6.14. زمینه‌سازی برای برگزاری دوره‌های مهارت‌افزایی و دانش‌افزایی مرتبط با میراث دانشی و اسناد تاریخی.

6.15. هدایت و حمایت علمی و سازمانی از تاسیس واحدهای نوآور و کارآفرینی مرتبط با مطالعات اسناد و موزه.

ماده 7: ارکان مرکز اسناد و موزه

7.1. ارکان موزه و مرکز اسناد عبارت‌اند از: الف) شورا؛ ب) رئیس مامد؛ ج) کارگروه تخصصی.

7.2. شورای مامد مرکب از شش عضو حقوقی و یک عضو حقیقی به شرح زیر است:

- معاون پژوهشی و فنّاوری دانشگاه به عنوان رئیس شورا؛

- رئیس کتابخانه مرکزی، مرکز اسناد و موزه دانشگاه به عنوان نایب رئیس شورا؛

- رئیس اداره اسناد و موزه دانشگاه به عنوان دبیر شورا؛

- مدیر امور حقوقی دانشگاه؛

- مدیرکل حراست دانشگاه؛

- مشاور معاون پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع؛

- یک عضو هیات‌علمی به پیشنهاد مدیر مامد و تایید ریاست دانشگاه.

تبصره ۱: احکام اعضای شورا توسط ریاست دانشگاه صادر خواهد شد.

تبصره ۲: شورا می‌تواند بنابر ضرورت و با نظر رئیس یا دبیر شورا، از روسای دانشکده‌ها یا افراد دارای صلاحیت از دانشگاه و بیرون از آن، بدون داشتن حق رای، در جلسه‌ها دعوت کند.

تبصره 3: عضویت افراد حقیقی به مدت دو سال خواهد بود.

تبصره 4: عضویت افتخاری شخصیت‌های حقوقی و حقیقی به پیشنهاد رئیس مامد و تایید ریاست شورای مامد در جلسه‌ها، بدون داشتن حق رای و به شکل غیررسمی، بلامانع است.

7.3. شرح وظایف و اختیارات شورای مامد

7.3.1. تعیین خط‌مشی‌ها و سیاست‌های کلی برای تحقق اهداف مامد؛

7.3.2. تصویب بودجه، بررسی منابع مالی، دستورالعمل و آیین‌نامه‌های مربوط در چهارچوب آیین‌نامه‌های اداری و مصوب که توسط رئیس مامد تهیه و پیشنهاد می‌شود؛

7.3.3. بررسی و تصمیم‌گیری درباره مواردی که از طرف رئیس مامد پیشنهاد می‌شود؛

7.3.4. پیشنهاد تغییر در نظام‌نامه و شرح وظایف؛

7.3.5. بررسی فرصت‌های همکاری و برنامه‌ریزی برای بهره‌مندی از پشتیبانی بخش خصوصی، دولتی و خیرین اعم از نقدی، تجهیزاتی و ساختمانی به منظور تقویت توان مالی مامد؛

7.3.6. تصمیم‌گیری در مورد تغییرات کالبدی و موقعیت استقرار مامد؛

7.3.7. بررسی پیشنهادها برای تاسیس موزه‌های واحدهای دانشگاهی؛

7.3.8. بررسی و تایید و نظارت بر تهیه گزارش‌های سالیانه از صورت‌وضعیت اموال مامد؛

7.3.9. بررسی و تأیید و نظارت بر گزارش‌های کارشناسی و مالی از ارزش مادی و معنوی اموال، اشیا و اسناد و بناهای ارزشمند دانشگاه که به عنوان میراث ملموس و ناملموس دانشگاه تعریف می‌شوند؛

7.3.10. تصمیم‌گیری در مورد مسائل پیش‌بینی‌نشده در چهارچوب قوانین و مقررات.

7.4. نحوه اداره جلسه‌های شورای مامد

7.4.1. زمان و مکان تشکیل جلسه‌های شورا به پیشنهاد رئیس مامد از طرف رئیس شورا اعلام خواهد شد و حداقل ۱۵ روز قبل، از طرف رئیس مامد به اطلاع اعضا خواهد رسید. حداکثر فاصله بین دو جلسه شورا نباید بیش از شش ماه باشد.

7.4.2. جلسه‌های فوق‌العاده شورا بنا به ضرورت با پیشنهاد رئیس مامد و دعوت رئیس شورا تشکیل خواهد شد.

7.4.3. برای تشکیل جلسه‌ها، حضور بیش از نصف اعضا ضروری است و تصمیمات هر جلسه با رای اکثریت بیش از نصف اعضای حاضر قطعی تلقی خواهد شد.

7.4.4. اداره جلسه‌های شورای مامد به عهده رئیس شوراست. در صورت غیبت ایشان، ریاست شورا با معاون پژوهش و فنّاوری دانشگاه خواهد بود.

7.5. شیوه انتخاب رئیس مامد

رئیس موزه و مرکز اسناد به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی، مرکز اسناد و موزه دانشگاه و تایید معاون پژوهشی و با ابلاغ رئیس دانشگاه منصوب می‌شود.

تبصره: حوزه دانشی علوم انسانی در اولویت انتصاب است.

7.6. وظایف و اختیارات رئیس مامد

7.6.1. نظارت و پیگیری انجام امور مربوط به تحقق اهداف مامد؛

7.6.2. ارائه گزارش فعالیت‌های پژوهشی، مالی و اجرایی؛

7.6.3. پیشنهاد بودجه به شورای مامد برای اطلاع، بررسی و تصویب؛

7.6.4. بررسی و اقدام به‌منظور ایجاد شرایط مناسب حفاظت در مامد؛

7.6.5. اقدام برای بهسازی فضاهای مرتبط با موزه و نمایشگاه‌های دائمی؛

7.6.6. اجرای دقیق و کامل قوانین، ضوابط و مقررات مندرج در آیین‌نامه‌های مصوب شورای مامد؛

7.6.7. پیشنهاد آیین‌نامه‌های اجرایی مامد؛

7.6.8. زمینه‌سازی برای برقراری روابط بین مامد با سایر سازمانها؛

7.6.9. تهیه و تنظیم دستور جلسه‌های شورا و پیگیری مصوبه‌های آن؛

7.6.10. انجام هماهنگی‌های لازم برای جذب نیروهای کارشناسی مناسب و فعال برای ارتقای فعالیت‌ها و خدمات علمی مامد.

7.7. کارگروه تخصصی مرکز اسناد و موزه

7.7.1. کارگروه تخصصی مامد کمیته‌ای متشکل از سه تا پنج عضو هیات‌علمی و افراد متخصص در حوزه‌های مربوط به اهداف مامد است.

7.7.2. اعضای کارگروه مامد به پیشنهاد رئیس مامد و با نامۀ رسمی معاونت پژوهشی از متخصصان داخل و یا خارج دانشگاه انتخاب می‌شوند.

7.7.3. مدت زمان فعالیت اعضای کارگروه تخصصی مامد براساس برنامه‌های مصوب مامد تعیین خواهد شد.

7.8. وظایف کارگروه مامد

7.8.1. تهیه پیش‌نویس خط‌مشی و سیاست‌های کلی جهت تایید اعضای شورای مامد؛

7.8.2. ارائه پیشنهادات علمی و سازمانی برای ارتقای فعالیت‌های موزه و مرکز اسناد؛

7.8.3. بازنگری فعالیت‌های موزه و مرکز اسناد بر مبنای شناسایی نیازها و توانایی‌ها؛

7.8.4. برنامه‌ریزی در جهت شناسایی و تهیه مجموعه‌های اسنادی و آثار موزه‌ای و پذیرفتن آثار اهدایی براساس ملاک‌های تعیین‌شده؛

تبصره 1: بنابر نیاز مامد و با پیشنهاد رئیس مامد و تصویب شورای مامد، تعداد کارگروه‌های تخصصی قابل‌تغییر است.

تبصره 2: احکام اعضای کارگروه‌های تخصصی مامد توسط معاون پژوهشی و بنابر پیشنهاد ریاست مامد و براساس زمان و موضوع و وظایف پیشنهادی صادر می‌شود.

ماده 8. منابع مالی و محاسباتی مامد

8.1. منابع مالی و محاسباتی مامد به شرح زیر است:

8.1.1. سهم تعریف‌شده از اعتبارات پژوهشی سالانه که به کتابخانه مرکزی، موزه و مرکز اسناد تخصیص می‌یابد؛

8.1.2. کمک‌های مالی و تجهیزاتی بخش دولتی، خصوصی و خیرین؛

8.1.3. درآمد حاصل از ارائه خدمات مشاوره‌ای، فنی و آموزشی؛

8.1.4. درآمد حاصل از جذب گردشگر، مبلغ ورودی موزه و نمایشگاه وخدمات سازمانی.

8.2. امین اموال مامد با حکم معاون پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع دانشگاه و با نظارت شورای امین اموال مامد متشکل از معاون پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع، نماینده مشاور حقوقی، نماینده حراست، نماینده ریاست شورای مامد (ریاست دانشگاه) و رئیس مامد فعالیت خواهد کرد.

تبصره 1: شیوه‌نامه‌های ثبت و نگهداری و انتقال اموال براساس الگوهای متعارف در مراکز اسنادی و سازمان موزه‌ها تدوین و با تصویب بخش حقوقی مبنای اجرا قرار می‌گیرد.

تبصره 2: هرگونه ورود و خروج و فعالیت مربوط به اموال مامد با تایید رئیس کتابخانه مرکزی ممکن است.

تبصره 3: لازم است معاملات مرکز، تابع مصوبات مالی و مالیاتی دانشگاه باشد و در صورت لزوم انعقاد قرارداد توسط مرکز، قرارداد به امضای رئیس دانشگاه برسد یا از جانب ایشان به شخص دیگری تفویض اختیار شود.

تبصره 4: امین اموال موظف است هر شش ماه گزارشی از وضعیت اموال مامد به شورای مامد ارائه دهد.

این نظام‌نامه در 8 ماده و 11 تبصره تنظیم شده و در جلسه ............. هیات‌رئیسه دانشگاه در تاریخ ............................. به تصویب رسیده و از تاریخ تصویب قابل اجراست. از تاریخ تصویب این نظام‌نامه همه ضوابط و مقررات مغایر با آن لغو می گردد.